beleidsplan 2014 – 2018

Beleidsplan Golfclub Holthuizen 2014 – 2018. WERVEN en BINDEN

fotovoorkantbeleidsplan

Download de brochure door op het plaatje te clicken.

1. Inleiding.
Het vorige beleidsplan (2008-2013) begon met de woorden ‘golf is booming’. Hiermee werd aangegeven dat golfclubs in Nederland het toen heel gemakkelijk hadden. Nieuwe leden meldden zich in grote aantallen aan en er was zelfs vaak sprake van wachtlijsten. Sinds een paar jaar is er een duidelijke kentering waarneembaar. Mede ingegeven door het economische klimaat is er sprake van een sterke afname van de groei van de golfsport. De groei die er wel is zit meer in de vrije golfers dan in zij die lid willen worden van een vereniging. Ondanks de veranderingen gaat het nog altijd goed met Golfclub Holthuizen en wij willen het graag zo houden. Dit beleidsplan geeft onder meer de aanpassingen aan die noodzakelijk worden geacht om het succes van Holthuizen vast te houden en nog verder uit te breiden.

2. Terugblik 2008-2013
Werven

Leden vinden, boeien en binden blijft een uitdaging. Zeker met de verschillende generaties die onderdeel uitmaken van het totale ledenbestand. Allen vragen immers een andere aanpak, allen hebben immers andere wensen…. Het gaat om het blijvend bieden van passende uitdagingen en ontwikkelmogelijkheden. Gecombineerd met een interessant pakket en een ‘veilige’ omgeving.
Mensen doen het liefst zaken met mensen die ze kennen, sympathiek vinden of die op hen lijken. Ziehier een verklaring voor het succes van de sociale media. We doen graag zaken met relaties van relaties en we vertrouwen eerder de aanbevelingen van vrienden. Ook de uitstraling van de persoon die een gunst vraagt, weegt mee. Laat daarom leden leden werven. Vrijwilligers vrijwilligers vinden. Laten we de ambassadeurs voor onze vereniging dan ook onder de ‘gewone’ leden zoeken.

Binden
Binden is geen kwestie van aardig zijn voor mensen, het vereist vooral op een inspirerende manier het verhaal van de organisatie overdragen, ‘story telling’. Dat verhaal is geen fantasieverhaal, maar een consistent beeld van de gewenste toekomst en de belangrijkste waarden van de organisatie, ondersteund door voorbeeldgedrag, passende symboliek, rituelen en verschillende vormen van oude en nieuwe communicatie, de visie, missie, strategie en waarden zoals wij willen.
De meerwaarde van een lidmaatschap is niet automatisch zichtbaar. Mensen binden aan organisaties vraagt om goed segmenteren van doelgroepen en aanpassen van het aanbod op specifieke groepen. Het behouden en vernieuwen van het ledenbestand van je vereniging kost veel tijd en energie. Er is niet één succesformule. Maar wie met energie zaait, kan veel enthousiasme oogsten.
Boeien is niet steeds exotischer cadeautjes voor mensen verzinnen, noch het steeds gedetailleerder meten en definiëren van prestaties (met als risico dat intelligentie, creativiteit en verantwoordelijkheid onderdrukt worden). Het is het erkennen van en inspelen op de verschillen tussen mensen. Een boeiende vereniging weet ook anderen naar een hoger plan te brengen. Dat is de toegevoegde waarde van organiseren en het bestaansrecht van vele verenigingen en instellingen.

Huidige locatie optimaal uitbouwen als een 9 holes baan
Verbetering van de kwaliteit van de baan heeft hoge prioriteit gekregen. Het onderhoud is geïntensiveerd, mede door het uitbesteden van het onderhoud aan ‘Vos Ruinerwold Golf BV’ en er is geïnvesteerd. Er is automatische beregening aangelegd, op een aantal holes is het drainagesysteem vernieuwd / uitgebreid, de kwaliteit van de voorgreens en greens is aanmerkelijk verbeterd en de bunker van hole 5 is gerenoveerd.

Open vereniging met commerciële activiteiten
Golfclub Holthuizen is een open en toegankelijke club waar nieuwe leden goed worden opgevangen. Door de PR afdeling is een actief beleid gevoerd in een moeilijke markt. Het aantal bedrijfsleden is nagenoeg op peil gebleven en het “business lidmaatschap” is geïntroduceerd.

Financieel sterk en onafhankelijk
In de periode 2008 – 2011 is het eigen vermogen toegenomen van € 643.000 tot € 917.000 en zijn de rentedragende schulden gedaald van € 1.047.000 tot € 830.000.
De doelstelling om jaarlijks 10 % van de omzet als winst aan de reserve toe te voegen is echter niet gerealiseerd.

Groei  in ledenaantal in alle leeftijdscategorieën
Onze vereniging heeft ten opzichte van 2008 een beperkte groei doorgemaakt. De ontwikkeling van het aantal leden is als volgt geweest:

                                   2008                         1202

Seniorleden                         466                                   465
Jeugdleden                            37                                       58
Proefleden                            52                                       46
Bedrijfsleden                       39                                       34
Overige                                    8                                        13
Totaal                        602                          616

De baan
In de afgelopen periode is er een aantal van de doelstellingen uit het bestaande beleidsplan gerealiseerd te weten:
*   er is een automatische beregening aangelegd voor de greens, voorgreens en afslagen
*   op een aantal holes is het drainagesysteem vernieuwd / uitgebreid
*   het vertidrainen van fairways is geïntensiveerd waardoor de ondergrond stabieler is
*   de kwaliteit van de greens en de voorgreens is aanmerkelijk verbeterd
*   de bunkers zien er beter uit, zijn goed te bespelen en de bunker van hole 5 is gerenoveerd.

De beslissing om het onderhoud uit te besteden aan ‘Vos Ruinerwold Golf BV’ is belangrijk geweest en heeft in grote mate bijgedragen om te komen tot de huidige goede kwaliteit.Het contract met Vos expireerde op 31 december 2013 en is inmiddels met vijf jaar verlengd.

3. Beleidsplan 2014-2018
De identiteit van Golfclub Holthuizen.
De positionering van Golfclub Holthuizen blijft onveranderd. Wij bieden aan onze huidige en toekomstige leden een gezellige vereniging en een uitdagende golfbaan. Daarnaast heten wij vrije golfers van harte welkom om ook hiervan te genieten.
Werven
Om succesvol te blijven is het noodzakelijk om meer aandacht te geven aan één activiteit: acquisitie. Het aantrekken van nieuwe leden, business leden, sponsoren en greenkeepers zal voor de continuïteit en financiële stabiliteit van de vereniging moeten zorgen.
Het binden van de leden
De behoeften van de vele leden zijn verschillend; het ene lid is prestatief ingesteld en wil een zo laag mogelijk handicap zien te bereiken, terwijl een andere speler op recreatieve wijze de  golfsport wil beoefenen. De activiteiten die aan de leden worden aangeboden moeten inspelen op hun uiteenlopende behoeften, waardoor men graag lid van Golfclub Holthuizen wil blijven.
Leeftijdsbewuste aanpak
Het is te verwachten dat de leden boven de 60 jaar  ‘de kurk’ zullen blijven waarop Golfclub Holthuizen (net zoals bij de meeste andere verenigingen) zal blijven drijven. Het is echter de intentie om een steeds groter aantal spelers aan te trekken in de leeftijd van 35 tot 60. De werving en activiteiten in de vereniging zal deze ambitie moeten ondersteunen.
Holthuizen is trots op haar erkenning als ‘Committed to Jeugd’. Ondanks het feit dat het ‘binden’ van jeugd in de praktijk zeer lastig blijkt te zijn en de mogelijke ‘vergrijzing’ niet oplost, zetten wij deze activiteiten enthousiast voort. Dit doen wij om zo veel mogelijk jeugd op goede wijze kennis te laten maken met de golfsport – een investering voor later. Het is ook prettig om op deze wijze contact met de ouders op te bouwen – waarschijnlijk zijn zij qua leeftijd tussen de 35 en 60 jaar.
Het  aanbod – faciliteiten
De baan
Op basis van de ervaringen en bevindingen van de afgelopen jaren is er alle reden om het huidige beleid verder door te zetten. Bezoekende spelers worden vaak positief verrast door de kwaliteit en het uitdagende karakter van onze baan. Dit is het resultaat van een aanpak van continue verbetering, een aanpak die voorgezet zal worden binnen de aanwezige financiële ruimte.
Oefenfaciliteiten.
Ook de kwaliteit van de oefenfaciliteiten wordt continu verbeterd.
Huisvesting voor de greenkeepers.
De  locatie waar de greenkeepers gehuisvest zijn is optimaal. De Romneyloods echter is aan vervanging toe en dit dient in 2014 zijn beslag te krijgen.
Het clubhuis
Terwijl  het clubhuis momenteel adequaat is voor de huidige behoefte, is het te verwachten dat met een verdere groei van het aantal leden er aanleiding zal zijn om een aantal aanpassingen aan te brengen. Binnen het bestaande gebouw is er ongebruikte ruimte die benut zou kunnen worden.
Overige voorzieningen
Met de uitbreiding van de parkeerruimte en het  aantal lockers is het te verwachten dat er nu voldoende voorzieningen voor de leden zijn.
Een 9 holes par 3 baan.
Momenteel worden stappen ondernomen om voorbereid te zijn om een 9 holes par 3 baan aan te leggen en de overige faciliteiten erop aan te passen. Golfclub Holthuizen is ervan overtuigd dat dit een passende en welkome uitbreiding van de club zal zijn die geheel in het verlengde ligt van de doelstellingen en identiteit van de vereniging.
Het aanbod – activiteiten
Aankomende golfers
Dankzij een vriendelijk en deskundige ontvangst van nieuwe leden worden aankomende spelers begeleid in hun kennismaking met de golfsport. Het secretariaat, de professional, de RET en de mentoren hebben allemaal een belangrijke taak hierin te vervullen. Het doel van deze activiteit is om zoveel mogelijk proefleden daarna volledige lid te laten worden van Golfclub Holthuizen.
Spel verbetering
In nauwe samenwerking met de professional en op basis van het 9 stappenplan van de NGF zullen programma’s worden aangeboden aan alle leden. Voor sommige leden zullen de programma’s gericht zijn op het verlagen van de handicap, voor anderen zal de primaire doelstelling zijn het verhogen van het speelplezier.
Competitie / wedstrijden
Dankzij de inzet van leden van verschillende commissies worden wedstrijden georganiseerd van uiteenlopend karakter. Wedstrijden voor beginners die op weg zijn naar hun handicap 54,  gezelligheidswedstrijden tot aan de clubkampioenschappen. Uiteraard juichen wij toe dat veel leden mee doen aan deze wedstrijden, wij respecteren echter dat lang niet alle leden daaraan de behoefte hebben.
Teams van Golfclub Holthuizen doen mee aan meerdere vormen van competitie: de landelijke door de NGF georganiseerde competitie en ook andere meer informele competities. De contacten met andere verenigingen die hierdoor ontstaan dragen bij tot de goede reputatie van Golfclub Holthuizen.
Hospitality regelingen.
Af en toe is het leuk om de golfsport te beoefenen op een andere golfbaan. Dankzij uitgebreide hospitality regelingen in onze eigen regio maar ook landelijk via het ‘9 holes verbond’ kunnen leden van Golfclub Holthuizen tegen bescheiden tarieven op een 14-tal andere banen spelen. Er wordt nagestreefd om deze regelingen te handhaven en eventueel nog uit te breiden.
Een veilige golfbaan
Door spelers goed op te leiden en begeleiden wordt getracht te zorgen dat men zich op een correcte en veilige manier gedraagt in de baan. Marshals, naast hun rol als gastheer, zijn tevens belast met het erop toezien dat men zich in de baan houdt aan de regels van etiquette en veiligheid.
Een actieve business club
Ondanks een moeilijk economisch klimaat is er al een actieve business club. Mede om de lokale, maatschappelijke rol van Golfclub Holthuizen verder gestalte te geven zal aan het verder uitbreiden van de omvang en activiteiten van de business club worden gewerkt.
De horeca
Een belangrijke deel van de gezelligheid in de vereniging vindt plaats op de 19e hole. Waar mogelijk zal een uitbreiding van het aangeboden assortiment aan producten en activiteiten (bridge, klaverjassen e.d.)  nagestreefd worden.
Overige aspecten
Financiën
Aan allen die gebruik maken van de diensten van Golfclub Holthuizen willen wij een aantrekkelijke prijs / prestatie verhouding leveren. De kosten van het beoefenen van de golfsport op Golfclub Holthuizen moet zeer concurrerend zijn. Bij het voeren van een financieel beleid zal een balans worden gezocht tussen ondernemend zijn en financiële continuïteit.
Communicatie
Goede communicatie is essentieel. Een plezierige en effectieve interne communicatie moet zorg dragen voor goed geïnformeerde en betrokken leden. De wijze waarop Golfclub Holthuizen zich naar buiten toe presenteert is bepalend voor het succes bij het aantrekken van nieuwe leden en greenfeespelers.
Secretariaat / administratie
Sinds een aantal jraen beschikken wij over een representatief en efficiënt secretariaat. Het streven zal zijn om het huidige niveau minimaal te handhaven en, indien mogelijk, nog verder te verbeteren. Om dit te bereiken zal onder meer steeds worden gekeken naar het toepassen van verbeterde IT hulpmiddelen.
Vrijwilligers
Naast een aantal andere kritische factoren die het succes van Golfclub Holthuizen bepalen moet er aandacht zijn voor de plaats en rol van de vrijwilligers. Van de ruim 600 leden zijn er ongeveer 85 personen die één of meer functies vervullen als vrijwilliger. Het is van belang dat vrijwilligers hun rol met plezier kunnen uitoefenen. Een goede sfeer en waardering bepalen het succes voor het vervullen van vacatures.
‘Vrijwilligers krijgen geen geld – niet omdat ze het niet verdienen maar omdat ze onbetaalbaar zijn’.
Bijlage 1.  Organisatie
Bestuurssamenstelling

Het bestuur bestaat uit zeven leden, die zich richten op het uitzetten van het beleid zoals genoemd in de doelstelling, dit toetsen en indien nodig bijsturen. De bestuursleden zijn geen voorzitters van de verschillende commissies. De taken en de commissies zullen onder de bestuursleden worden verdeeld.
Commissies
In de vereniging kennen we meerdere commissies, elk met een eigen voorzitter. Alle commissies vallen, direct of indirect, onder de verantwoordelijkheid van een lid van het bestuur.
Elke commissie heeft zijn eigen aandachtsgebied maar kan niet zelfstandig functioneren zonder interactie en samenwerking met andere delen van de vereniging. In 2014 zal het bestuur, in overleg met de commissies, een aangepaste organisatie vorm inrichten die het verwezenlijken van de doelstelling in de beleidsplan faciliteert. (zie professionaliseren van de organisatie).
Het secretariaat
De afgelopen beleidsperiode heeft uitgewezen, dat de rol van het secretariaat steeds professioneler en omvattender is geworden. De huidige personele bezetting voldoet geheel aan de gestelde  verwachtingen.
Het  secretariaat is vijf dagen in de week geopend en voor een breed publiek, jong en oud, eigen leden en nieuwe leden! De praktijk heeft laten zien, dat van kwetsbaarheid hoe dan ook geen sprake is.
De twee parttime medewerksters zijn daarom van groot belang voor Golfclub Holthuizen.
De doelstelling uit het plan 2008-2013, te weten ‘het kantoor zal optreden als het administratieve geweten van de vereniging alsmede het vervullen van een goed gastheer-/vrouwschap’ wordt op een uitstekende en herkenbare wijze inhoud gegeven. Het moge helder zijn, dat deze beleidslijn de komende beleidsperiode verder wordt ingezet.

De samenwerking tussen het bestuur en het secretariaat, zeker waar het betreft de uitvoering van het beleid, verloopt met de huidige personele bezetting naar wens.
Dat geldt ook voor de dienstverlening vanuit het secretariaat naar de leden, de vrijwilligers en de verschillende commissies.
Er wordt heel laagdrempelig gewerkt in een open, relaxte en uitnodigende sfeer, waardoor mensen zich op Holthuizen thuis voelen. Is het personeel  bekwaam, dan heeft dat altijd een positieve uitwerking op iedereen!
Golf is namelijk een sociaal gebeuren, het is meer dan alleen een balletje slaan. De rol van het secretariaat is daarin onmisbaar.
Door de verandering in de golfsport verandert ook het takenpakket van het secretariaat. Daarop speelt het secretariaat professioneel, flexibel en efficiënt in.
Mede door de professionaliteit van het secretariaat is de samenwerking tussen de horeca en de golfprofessional de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd. Ook deze samenwerking is een bepalende en belangrijke factor voor het positieve reilen en zeilen binnen de vereniging. Het huidige gestructureerde overleg tussen de drie partijen voldoet  goed. Daarnaast weet men elkaar snel en direct te vinden en dat geldt ook voor het contract met de greenkeepers.
Het past binnen een moderne en flexibel  draaiende organisatie als Golfclub Holthuizen. Ook vanuit dit plan krijgt die samenwerking daarom weer veel aandacht van alle betrokkenen.Het bestuur zet zich de komende jaren in om haar aantrekkelijkheid als werkgever van de secretariële medewerkers verder te versterken.
Horeca
De horeca is verpacht aan een uitbater, die als zelfstandig ondernemer functioneert. De primaire taak is het verzorgen van de horeca-activiteiten voor de leden en gastspelers. Daarnaast zal de horeca bij afwezigheid van het kantoorpersoneel gedeeltelijk de functie van gastheer/vrouw voor leden en gastspelers moeten overnemen. Indien er aanleiding toe bestaat, wordt de mogelijkheid geboden om op beperkte schaal andere horeca-activiteiten te ontwikkelen. Het contract met de horeca uitbater eindigt op 31 december 2015 en er zal tijdig gekeken moeten worden hoe de invulling na deze datum zijn beslag krijgt.
Golfprofessional
De vereniging zal minimaal één golfprofessional aan zich binden die op contractbasis als zelfstandig ondernemer optreedt. Hij zal aan zowel leden als toekomstige leden lesgeven met als doel het spelniveau te verhogen en nieuwe leden te werven. Het moet tevens een echte ‘clubman’ zijn. Om doelstellingen als ‘vinden en binden’ extra vorm te geven zal er plaats moeten zijn voor een tweede golfprofessional en zal gestreefd moeten worden naar het opzetten van een ‘golfschool’.
Hiertoe zal de accommodatie op en rond de driving range aangepast moeten worden door middel van een te realiseren nieuw onderkomen voor de golfprofessional(s) en uitbreiding van de overdekte afslagplaatsen.
Hier kan eventueel een golfshop worden gerund. De driving range zal tot nader order door de vereniging geëxploiteerd worden.
Professionaliseren van de organisatie
In 2013 is gestart met de discussie die uiteindelijk moet leiden tot een nieuwe verdeling van de aandachtsgebieden van de golfclub. De nieuwe indeling moet aansluiten bij het beleidsplan ‘Werven en Binden’ van onze club en in het verlengde liggen van de doelen die wij ons daarin hebben gesteld.
Onderstaand een lijst (indicatie) van de aandachtsgebieden,verdeeld over activiteiten die minimaal op orde dienen te zijn. Voor elk onderwerp zal helder moeten zijn welke commissie hiervoor verantwoordelijk is en welke lid van het bestuur hierop kan worden aangesproken. Naast de verantwoordelijkheid voor elke kolom is het van groot belang dat we meer procesmatig gaan organiseren.Te denken valt aan een meer matrixachtige structuur, in het bedrijfsleven heet dit een multidimensionale organisatie.
Aandachtsgebieden

  1. De baan – onderhoud en verbeteringen
    2. Overigen faciliteiten – onderhoud en verbeteringen
    3. Toezicht op het secretariaat en de administratie
    4. Financieren
    5.Regels en etiquette (inclusief mentoring, marshalling
    6.Handicaps
    7.Activiteiten voor  prestatieve golfers
    8. Activiteiten voor recreatieve golfers
    9.Toezicht op contractzaken – horeca – professional
    10.Alle jeugdzaken
    11.PR en communicatie (inclusief de social media e.d.)
    12.Acquisitie van seniorleden en greenfeeërs
    13.De business club, inclusief acquisitie van sponsoren en  adverteerders
    14. IT en informatievoorziening
    15.Registratie van de baanbezetting.

Bijlage 2. Financiën.
Algemeen

De economische recessie van de afgelopen jaren heeft een behoorlijke impact op de financiële toestand van een groot aantal golfclubs. De gebruikelijke wachtlijsten zijn verdwenen en maken plaats voor dalende ledenaantallen en daarmee gepaard gaande dalende inkomsten waardoor clubs in financiële problemen zijn geraakt. De vereniging heeft in de afgelopen jaren ook te maken met dalende inkomsten (minder inkomsten uit sponsoring, adverteerders en greenfees) echter mede door een adequatekostenbeheersing zijn wij nog steeds een financieel gezonde vereniging en dit willen wij ook blijven!
Uitgangpunten.
Voorzichtigheidshalve wordt er van uitgegaan dat het ledenaantal in de komende jaren zal stabiliseren. Door de vereniging zal veel effort gestoken moeten worden in werving en binding van nieuwe leden zodat mogelijk de lichte teruggang van de afgelopen jaren gestopt kan worden en we weer een licht stijgende lijn te zien krijgen.
Bij de hoogtebepaling van de contributie zal minimaal de inflatieontwikkeling gevolgd worden ter compensatie van inflatoire kostenstijgingen.
Het onderhoudscontract van de baan is recent met vijf jaar verlengd waardoor de grootste kostenpost voor de komende vijf jaar bekend is. Grote aanvullende uitgaven aan de baan worden vooralsnog in de komende jaren niet verwacht.
Om de financiële gezondheid van de vereniging niet in gevaar te brengen moet het exploitatieresultaat en cash flow positief blijven en moet de solvabiliteit meer dan 40% bedragen. Op basis van de huidige inzichten, bij een veronderstelling van een licht dalend ledenaantal (2% per jaar) en het recent afgesloten onderhoudscontract wordt aan de voornoemde voorwaarden voldaan. Indien we stabiliseren of licht groeien komt er ruimte in de begroting om te sparen.
Investeringen
De noodzakelijke investeringen voor de komende jaren zullen vanuit de cash flow gefinancierd worden.In de komende jaren zal verder onderzocht worden of een investering in een volwaardige par 3 baan noodzakelijk is voor de stabiliteit of groei van het ledenaantal en of er draagvlak is binnen de vereniging voor een dergelijke investering. Vooruitlopend hierop zal ook de infrastructuur gereed moeten zijn en zal geïnvesteerd moeten worden in de driving range en het clubhuis.
Bijlage 3. De Baan
Doelstelling

De belangrijkste doelstelling voor de baan is om de leden en gasten een baan aan te bieden waarin de aspecten uitdaging, aantrekkelijkheid en een goede doorstroming van golfers van toepassing zijn. Bovendien wordt er naar gestreefd om de baan het hele jaar goed bespeelbaar te houden.
In 2012 is door ‘Alan Rijks Golf Course Design’ een quality scan gedaan, waarin een aantal voorstellen is opgenomen om de aspecten uitdaging en aantrekkelijkheid verder uit te bouwen.
De belangrijkste zijn:
Hiervoor wordt een ‘master bunkerplan’ gemaakt voor de realisatie voor de komende jaren.
Een aantal niet functionele bunkers opheffen en een glooiend landschap naar de greens aanleggen.
Waar mogelijk de vijvers en waterpartijen uitbreiden, onder meer achter de green van hole 4.
De lay-out van hole 4 (bij de reservegreen) en van hole 6 (ondulatie en vegetatie) aanpassen dan wel vernieuwen.
Bovendien blijft de waterhuishouding van onze baan erg veel aandacht vragen en zullen investeringen in de drainage noodzakelijk blijven. Veel van de drains zijn meer dan 25 jaar oud en zullen successievelijk moeten worden vervangen.
Oefenfaciliteiten
De belangrijkste doelstelling van het bestaand plan, namelijk de overkapping uitbreiden en vernieuwen, is nog niet gerealiseerd.
Dit staat daarom als prioriteit in het nieuwe beleidsplan. De toegang tot de driving range is onlangs verbeterd en ziet er nu netjes uit.
Bovendien zal de aanpak iets professioneler moeten worden.
Het ballenrapen – door de week – zal met ingang van 2013 worden uitgevoerd door ‘Vos Ruinerwold Golf BV’.
Om dit efficiënt te kunnen doen is er geïnvesteerd in een nieuwe ballenautomaat met een grotere capaciteit en een ingebouwde ballenwasser.
Het creëren van ‘focuspoints’, het aantrekkelijker maken en het aanbrengen van verlichting van de driving range zal opnieuw worden bekeken en waar mogelijk, worden geïmplementeerd. Natuurlijk moet steeds de afweging worden gemaakt tussen kosten en (direct en indirecte) opbrengsten.
Par 3 baan
Er is op meerdere algemene ledenvergaderingen gesproken over het aanleggen van een 9 holes par 3 baan.Daarvoor is inmiddels 3,7 ha. land aangekocht en met de beschikbare ruimte van de bestaande vier holes par 3 is er ongeveer vijf hectare land beschikbaar.Op de algemene ledenvergadering van november 2011 is er een speciale par 3 commissie benoemd die als opdracht heeft het opstellen van een businessplan en het begeleiden van de voorbereidingen en het communiceren naar het bestuur en de algemene ledenvergadering.Op de ALV van mei 2012 heeft de commissie de eerste voortgang gepresenteerd. Er is afgesproken dat er voor het einde van 2012 of begin 2013 het businessplan wordt gepresenteerd aan het bestuur, waarna de vereiste besluitvorming zou moeten plaats vinden.
Voor de verdere toelichting op de par 3 wordt verwezen naar het businessplan ‘Kans of Risico’ van de par 3 commissie.
Conclusies par 3 commissie
Op basis van onderzoek, diverse gesprekken met andere golfclubs en het clubadvies van de NGF zijn wij van mening dat wij tot een weloverwogen advies aan het bestuur kunnen komen.De eindconclusie van de par 3 commissie is dat de realisering van een par 3 baan financieel haalbaar is en gezien recente ontwikkelingen in de golfsport een noodzaak is om de komende jaren als golfclub te overleven. Wanneer het bestuur van Golfclub Holthuizen hiermee instemt moet de aanleg van de par 3 baan niet uitgesteld worden maar zo spoedig mogelijk ter hand worden genomen. De eindconclusie is gebaseerd op de volgende uitgangspunten die als voorwaarde gesteld worden bij uitvoering van de plannen:
*  de exploitatie van de par 3 baan dient door één   of meerdere personen intensief begeleid te worden waarbij ondersteuning gezocht moet worden bij bijv. stageprojecten van de opleiding ‘Sportmanagement’;
*  met de golfpro moeten reeds in het beginstadium afspraken gemaakt worden over de te organiseren activiteiten en de mogelijkheid te onderzoeken een golfschool te realiseren;
*  er dient een intensief pr programma uitgewerkt te worden volgens de uitgangspunten zoals in het businessplan staat aangegeven;
*  vooraf dient vast te staan op welke wijze de   benadering van de potentiële markt gaat plaatsvinden;
*  het bestuur van de golfclub moet bereid zijn maatregelen te treffen waardoor het voor de potentiële golfer aantrekkelijker wordt te gaan golfen; met andere woorden: het bevorderen van het laagdrempelige karakter van de club;
*  het bestuur van de golfclub dient maatregelen te overwegen om het spelniveau van de club in de breedte te verhogen waardoor de aantrekkelijkheid van de club wordt verhoogd;
*  het bestuur dient te overwegen een kleine contributieverhoging ( € 25,-) toe te passen vanwege het vergroten van de speelmogelijkheden voor alle leden;
*  de besluitvorming en realisering van de plannen zal in een bestuurlijk stabiele periode  moeten plaatsvinden waarin iedereen hetzelfde doel moet nastreven.
Committed to Green
‘Committed to Green’ (CtG)is een programma dat is ontwikkeld om golfbaanbeheerders te stimuleren bewust om te gaan met de natuur en het milieu.
Een natuurvriendelijk en milieubewust beheerd golfterrein biedt voor de golfer een interessante en uitdagende omgeving en bevordert de beeldvorming van de golfsport als een ‘groene’ sport.
Het ‘Committed to Green’ programma is een hulpmiddel, waarbij op een gestructureerde wijze op basis van inventarisatie, analyse, het stellen van doelen en een evaluatie, gestreefd wordt naar een planmatig beheer van het groen en het milieu op de golfbaan.
Bijlage 4. Overige en wedstrijdzaken
Inleiding
Het voornaamste dat Golfclub Holthuizen te bieden heeft is de mogelijkheid om de golfsport te beoefenen. Hierbij is het van belang dat iedere speler, of men lid of gast is, zich welkom voelt bij de club en vervolgens in een prettige sfeer en veilige omgeving de golfsport kan beoefenen.
Het moet tevens onderkend worden dat verschillende leden uiteenlopende behoeften hebben op welke wijze zij de golfsport willen beoefenen.
Wij onderkennen een drietal categorieën:
*  Recreatieve spelers die geen behoefte hebben om mee te doen aan georganiseerde activiteiten
*  Recreatieve spelers die graag aan passende activiteiten mee willen doen
*  Prestatieve spelers die belang hechten aan wedstrijden met een competitieve karakter.
Een prettige sfeer en een veilig omgeving
Hieronder valt de verantwoordelijkheid van alle betrokken instanties, de pro, het secretariaat, de horeca, de greenkeepers enz. alsmede de verantwoordelijkheid van elk individueel lid om anderen op en rondom de baan te benaderen met nodig respect en waardering.
Een belangrijke taak is er ook weggelegd voor de RET-commissie en de marshals. Het is de taak van de RET-commissie om vooral aankomende golfers alle relevante etiquette en regelkennis bij te brengen, zodat zij straks de golfsport kunnen beoefenen zonder gevaar of overlast voor zichzelf of voor andere gebruikers van de baan.
Voor het toezicht in de baan spelen de marshals een onmisbare rol. Zij hebben de uitdagende taak om het gastheerschap en de corrigerende rol te combineren. Om dit te kunnen zullen ze de nodige tact en diplomatie moeten toepassen, terwijl zij vanuit de vereniging duidelijk de volledige steun moeten genieten voor het uitoefenen van deze rol.
Het aanbod per categorie spelers.
Recreatieve spelers zonder activiteiten (tevens greenfeespelers)
Voor deze groep is een goede invulling van hoofdstuk 2 van cruciaal belang.
Omdat zij kiezen om niet mee te doen met georganiseerde activiteiten zullen ze het club beoordelen op basis van de wijze waarop zij worden ontvangen.
Het organiseren van een beperkt aantal activiteiten voor greenfeespelers (vooral handicap registratie) om ze de gelegenheid te geven de gemoedelijkheid van onze vereniging te ervaren zal opgepakt worden.
Recreatieve spelers die aan activiteiten mee doen.
Hiervoor zal steeds worden gezocht naar een passend maar ook verrassend aanbod aan activiteiten. Hierbij wordt gedacht aan steeds een goede mix van de standaard succesnummers zoals bijvoorbeeld het running dinner, het oliebollentoernooi en experimenten met nieuwe vormen, waarbij wordt gepoogd om de betrokkenheid  van steeds meer leden te vergroten.
Prestatieve spelers.
De huidige aanbod van activiteiten, dames- en herenmiddagen, maandbekers enz. genieten steeds meer belangstelling. Er is vooralsnog geen aanleiding om verandering in dit aanbod te brengen.
Competitie.
Gezien de landelijke verandering in de golfsport zal ook het spelen in competitie-verband veranderen. Ook Golfclub Holthuizen ontkomt daar niet aan! De  NGF zal de komende jaren, in overleg met de vereniging, stapsgewijs daarop inspelen gezien de laatste besluiten in de ALV van november 2013. Belangrijkste reden tot het gewijzigde beleid ten aanzien van het competitiespelen is de tijdsduur en daarmee de belasting van de baan. stimuleren en de trainingsfaciliteiten vergroten.
Daarnaast wordt de norm van deelname aan de competitie verlaagd, zowel de klasseindeling als ook de handicap- voorwaarden. Alhoewel het eerste dames- en herenteam het vlaggenschip van de club zijn, blijft Holthuizen de deelname aan diverse competities financiële middelen beschikbaar gesteld. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor teamsponsoring. Deze sponsoring mag niet strijdig zijn met geldende sponsorafspraken binnen Holthuizen dan wel die worden gemaakt in dat kader. Alle competitieteams zijn representatief voor Holthuizen, zowel in gedrag als in kleding. Tijdens de competities dragen de teams de voorgeschreven clubkleding.Waar mogelijk krijgen  jongere spelers reële kansen in te stromen, ondermeer via het  mentorschap van ervaren spelers.
Golfclub  Holthuizen stimuleert dat beleid!
Jeugd
Het is van essentieel belang dat het ingezette beleid van de afgelopen jaren om jeugd aan onze vereniging te binden stevig wordt voortgezet. Ook op het vlak van wedstrijden zoals, jeugdwedstrijden, gezelligheidswedstrijden en bij clubkampioenschappen, verdient de jeugd een vaste  en nog grotere plek binnen de Holthuizen. Die ambitie is niet nieuw en al veel eerder vastgelegd in het programma ‘Committed to Jeugd’ van de NGF.
Bijlage 5. De jeugd.
Inleiding.
De jeugdcommissie baseert haar beleid op twee pijlers:
*  Werven. Het beleid dat is gericht op de bestaande jeugdleden.
*  Binden. Het beleid dat is gericht op het aantrekken van nog niet golfende (aspirant) golfleden en op het aantrekken van golfende jeugd, die nog geen lid is van de vereniging.
Uitgangspunt
Kinderen/jeugd  moet plezierig en veilig kunnen oefenen.
Kinderen/jeugd moet zich thuis voelen in de vereniging.
Missie
Het ‘zorgdragen voor een situatie waarbij jeugdleden op Golfclub Holthuizen plezier beleven aan de golfsport en de prestatie gerichte jeugdleden zich daadwerkelijk kunnen ontwikkelen’.
Ambitie 1.Continuïteit geven en uitbouwen van ‘Committed to Jeugd’ door:
 een actieve en sturende jeugdcommissie.
*   de jeugdleden te binden worden de ouders en de familie meer en meer  betrokken, zelfs lid. *  velerlei op jeugd en op familie gerichte events krijgt golf als familiesport meer en meer een plaats binnen de vereniging.
*   blijvend werk te maken van voortdurende, voldoende vrijwillige inzet van commissieleden, jeugdcoaches, reserve coaches, ervaren jeugdspelers en enthousiaste ouders om samen de missie van de jeugd te blijven realiseren.
*   het onderhouden, uitbreiden, opleiden van jeugdcoaches; het hart van het begeleiden van de jeugd in/en om de baan.
*   de ontwikkelde jeugdopleiding, training & lessen te implementeren in het NGF  9 stappen-plan en in de opzet van jeugdlessen,
*   het samenstellen van voor de jeugd interessante lesgroepen, een nauwe samen-werking met de golfpro en het bewaken van de continuïteit  van de lessen en de opleiding.
*   het onderhouden, uitbreiden, opleiden van jeugdcoaches; het hart van het begeleiden van de jeugd in/en om de baan.
Ambitie 2. Behoud en groei van het aantal jeugdleden >= 10 % van het totaal aantal leden door:
 meer systematische werving en PR-activiteiten om golf en Holthuizen onder de aandacht te brengen via schoolgolf, de jeugdwebsite, de social media,de NGF open dagen, vriend(innen)en en het inviteren bij de lessen of het netwerk van golfende ouders.
*  een goede uitvoering en ondersteuning van de schoolgolf clinics.
*  de infrastructuur van de faciliteiten, de professional en de verenigingsorganisatie (secretariaat en clubhuis) te laten meegroeien.
*  te voldoen aan de NGF normen voor groei, omvang, samenstelling en handicap- ontwikkelingen van de jeugdleden.
*  het bieden van leuke, goede trainings- en lesfaciliteiten.
*  de inzet van jeugdcoaches om jeugdleden zich thuis te laten voelen bij alle golfactiviteiten.
*  het organiseren van jeugdwedstrijden om de handicapontwikkelingen te stimuleren.
*  het organiseren van jeugdactiviteiten (bv jeugd cross country) die de onderlinge belevenis en kameraadschap stimuleren.
*  via het ‘familiegolf’ te werken aan verdere binding van de jeugdleden en hun ouders.
Ambitie 3. Zorgdragen voor groei en ontwikkeling van jeugdleden in de golfsport door:
samenwerking met bestuur, commissies, professional, secretariaat, horeca, RET en NGF.
*  jeugdsponsoring (kleding, lessen, prijzen, jaarlijks terugkerende symbolen).
*  de verbeterde integratie van oudere leden van Golfclub Holthuizen.
*  het stimuleren van maatregelen door het bestuur, die de jeugd ten goede komen.
*  de  mogelijkheid mee te doen aan de competitie en NNO wedstrijdverbanden.
*  te zorgen voor jeugd- en familie-events om gezamenlijk plezier te beleven aan golf.
De handicapontwikkeling.
Die willen we stimuleren en realiseren door:
*  Het organiseren van clubwedstrijden (qualifying en non-qualifying).
*  Het bevorderen van deelname aan NNO wedstrijden.
*  Het organiseren van een of meerdere NGF jeugdcompetitieteams, waarbij ambitieuze golfers zich  kunnen meten met andere clubs in verschillende wedstrijdvormen.
*  Het geven van informatie en deelnemen aan andere jeugd open wedstrijden bij andere verenigingen. (in de toekomst zelf een open jeugdwedstrijd)
*  Het deelnemen aan overige wedstijden binnen de vereniging.
Bijlage 6. PR-activiteiten
Doelstelling
In algemene zin het promoten van de vereniging naar buiten.
*  Het onderhouden en bevorderen van de aandacht van de externe relaties.
*  Het creëren van een sfeer, zodat leden zich thuis voelen en blijven en dat potentiële leden komen en zich binden aan Golfclub Holthuizen.
*  In de relatie tot het bedrijfsleven, sponsoren en adverteerders: het opbouwen, het onderhouden en versterken van relaties.
In de benadering van potentiële leden zullen naast de PR-commissie meerdere diciplines, te weten de administratie, de pro en de horeca in het eerste contact een klantvriendelijke, gastvrije rol vervullen en aanvullend op elkaar zijn. Vervolgens hebben de mentoren, de marshals en de clubleden een gelijksoortige verantwoordelijkheid hierin te vervullen. Het streven is er op gericht om op een pro actieve- en professionele wijze de communicatie in- en extern vorm te blijven geven.
Hoewel Golfclub Holthuizen een ‘gezonde’ club is blijft het, zeker in deze tijd, van groot belang dat er naar buiten getreden wordt om nieuwe leden, sponsoren, bedrijfsleden en adverteerders te werven en te binden. De potentiële nieuwe leden moeten daarom makkelijk aan de weet kunnen komen wat Golfclub Holthuizen te bieden heeft en waar de club voor staat:
open, vriendelijk en gastvrij met een sportieve uitdaging.
Waarom zou men nu juist lid, bedrijfslid of business clublid, sponsor of adverteerder worden van Golfclub Holthuizen?
Laten zien en ervaren aan de ander wat golf voor betekenis heeft in het leven van de golfer bij Golfclub Holthuizen.
Aandachtsgroepen.
Hoe kunnen we deze groepen werven en op een creatieve en attractieve manier aan ons binden?
*  De  focus om mensen bij de golfclub te ontvangen moet liggen bij de groep van 35-60 jaar.
*  Nieuwe ‘oudere’ leden zoeken vaak in hun woonomgeving een golfbaan en moeten niet over het hoofd gezien worden.
*  De jeugdafdeling is een actieve groep binnen de club die veel inzet op nieuwe jeugdleden.
*  De ‘vrije’ golfer behoort tot een groep golfers waar extra aandacht voor moet komen vanuit de club.
*  Sponsoren, adverteerders, bedrijfsleden en business clubleden is de groep die we moeten blijven koesteren en uitbreiden. Het opzetten van de business club is een goed voorbeeld, er wordt aan het behouden van de huidige leden en aan uitbreiding gewerkt en aandacht besteed
*  Bedrijven met interesse om hun werknemers te laten lessen.
*  De ‘vrije’ golfers aan ons binden met een aantrekkelijk aanbod om hun handicap bij ons te laten registreren.
Benadering en zichtbaarheid.
Er moet een duidelijke benadering zijn voor de verschillende groepen, zowel in- als extern.
Per doelgroep kijken:
*  Wat is er voor wie nodig bij benadering/contact van een doelgroep?
*  De flyer van de business club is een voorbeeld van ‘zichtbaarheid’ door de duidelijke uitleg.
*  Door wie of wat worden we zichtbaar?
*  Mond tot mond reclame vanuit eigen leden, voorbeeld: ‘Het Peizer Open’.
*  Internet, facebook, twitter en linkedin.
*  De eigen website, die overzichtelijk is en informatief voor buitenstaanders.
*  Open dagen, zie document NGF (gebruik maken van leden met sportopleiding).
*  Regionale kranten, laat je zien als club, belangrijk is de afstemming in de club.
*  Openbare gelegenheden met flyer, huisarts, gemeente, bibliotheek.
*  De HOLTEE
*  Contacten met bedrijven en bedrijfsverenigingen uit de omgeving.
*  Het aanwezig zijn op de verschillende websites en liefst zo hoog mogelijk.
*  De flyers.
*  Bedrijven met interesse om hun werknemers te laten lessen.
*  Clinics aanbieden en geven in samenwerking met de pro en de horeca.
PR-activiteiten gericht op:
de sponsoren

*  op alle sponsorobjecten in de baan
*  voor de driving range
*  de par 3 baan
*  de adverteerders in de Glossy en op de website
*  de huidige twee sponsor-/businessclub wedstrijden wijzigen in één wedstrijd en een grotere,  open activiteit.
de businessclub en bedrijfsleden
het aantal bedrijfsleden minimaal gelijk houden op 30
*  het businessclub concept en – lidmaatschap continueren
*  de nadruk op bedrijven in de driehoek Tynaarlo – Groningen – Drachten.
greenfeespelers en par 3 baan spelers
greenfees vermeerderen door middel van akties en een specifieke benadering.
*  een 5 of 10-rittenkaart instellen (persoonsgebonden.
*  een ‘par 3 baan Open’ (zonder baanpermissie).
*  de samenwerking met de horeca en de pro.
*  meer clinics en pakketlessen aanbieden door de professional.
*  clinics en wedstrijden (par 3) in combinatie met de horeca.
*  ‘Open’ wedstrijden organiseren in samenwerking met de horeca.
*  het promoten van de hospitality chain.
De toekomst.
Veel en zo niet alle taken hierboven beschreven worden herkend en uitgevoerd.Het is een gegeven dat de huidige PR-commissie bestaat uit mensen met een drukke baan en die een gezin hebben. Het betekent dat het ‘uitdragen’ van de golfclub op de vele onderdelen een taak is die niet altijd wordt ervaren als optimaal uitgevoerd, zowel door de PR-leden zelf als door anderen. De taakverdeling binnen de commissie vraagt daarom aandacht.
We onderscheiden de activiteiten binnen de PR- commissie als volgt:
*  Externe en interne communicatie: (o.a kranten, glossy, website, infobulletin, multimedia zoals twitter, faceboek, etc).
*  Acquisitie: (werven van nieuwe leden, sponsoren, adverteerders, adverteerders, het organiseren van opendagen, golfclinics, etc).
*  Business club: (contacten met bedrijfsleden, organiseren bedrijvencompetitie, bedrijvendagen, etc).
Meer consistentie in het uitvoeren van de taken zal mogelijk meer vruchten afwerpen. Veel tijd om aandacht te kunnen geven aan uitvoerende taken en contacten leggen is juist in deze tijd van belang. Er zijn teveel taken, hierboven genoemd, die nu tussen de bedrijven door gedaan moeten worden. Een goede afstemming tussen de PR-commissie, de pro, de horeca en de administratie is van belang.De PR-commissie,de  wedstrijd- en jeugdcommissie zijn ook gebaad bij een goede afstemming. De PR-commissie zal waar nodig van informatie voorzien moeten worden waarna actie kan of moet komen. Dit geeft de benodigde duidelijkheid in het naar ‘buiten’ brengen van zaken. Het blijft nu nog te vaak onduidelijk wie verantwoordelijk is in de voortrekkersrol. Intern moet er duidelijkheid zijn en verantwoordelijkheid worden genomen voor het goed functioneren van de verschillende disciplines. Te denken valt onder meer aan het bijhouden van de sociale mediasites, wat voor Holthuizen nog een braakliggend terrein is. De toekomst zal gericht moeten blijven op het werven en binden van leden waarin Golfclub Holthuizen, dus alle leden, een functie hebben en houden.
Externe communicatie
Naamsbekendheid bij potentiële leden, sponsoren en de gemeente is voor de vereniging van groot belang. Maar niet alleen naamsbekendheid is belangrijk, ook moet uitgedragen worden waar we als vereniging voor staan, wat de club doet en voor wie. De buitenwereld  moet eenvoudig aan de weet kunnen komen wat de vereniging te bieden heeft:
Waarom zou iemand nu lid, bedrijslid of sponsor willen worden van Golfclub Holthuizen?
Via het internet en de website kunnen we de verschillende doelgroepen van doelgerichte informatie voorzien.De site moet herkenbaar en gebruiksvriendelijk zijn voor de verschillende doelgroepen.In de komende jaren zal het beleid op het gebruik van de social media een belangrijke informatiebron worden. We zullen actief gebruik moeten gaan maken van Linked-in, Facebook en Twitter.
Een valkuil via de ‘social media’ kan zijn, dat er foutieve informatie de wereld in gaat.
Vermelding van Golfclub Holthuizen op andere (golf)websites moet goed te vinden zijn op de geëigende zoekmachines.
Verder is het van belang dat de vereniging meer naar buiten treedt  door:
*  Regelmatig (minimaal zes keer per jaar) artikelen te plaatsen in plaatselijke bladen met toevoeging van aantrekkelijk fotomateriaal.
*  Jaarlijks minimaal een artikel te plaatsen in golfbladen met toevoeging van aantrekkelijk fotomateriaal.
*  Een Glossy magazine twee keer per jaar uitgeven, waarvan de inhoud ook voor een deel gericht is op de buitenwereld en op bedrijven van bedrijfsleden, sponsoren, adverteerders.
*  Deelname aan landelijke NGF Open dagen.
Interne communicatie
Goede interne communicatie vergroot de betrokkenheid van de leden bij de vereniging. Het is van het grootste belang dat ieder lid van de vereniging weet wie hij waar op kan aanspreken in de vereniging. Voor nieuwe en potentiële leden is de begeleiding, door het secretariaat, de pro, de horeca en een mentor van belang.De website en de nieuwsbrieven vervullen een belangrijke rol bij de interne communicatie.Tevens is het informatiebord in de hal een intern communicatiekanaal.
De interne communicatie zal grotendeels via het open en gesloten deel van de website moeten plaatsvinden. Daarnaast zal door middel van nieuwsbrieven aan specifieke doelgroepen (bezoekers open dag, greenfeespelers, leden, jeugdleden, sponsoren, bedrijfsleden, etc) geïnformeerd moeten worden. Het gebruik van de ‘flatscreen’ in het horeca-gedeelte (en eventueel in hal en/of kleedkamers) zou te zijner tijd uitgebreid moeten worden met informatie over:
*  de baan
*  lopende acties / komende wedstrijden
*  sponsoren
*  sponsormogelijkheden
*  eventuele reclame
Andere interne communicatiemiddelen zijn:
*  de algemene ledenvergaderingen
*  commissievergaderingen
*  bijeenkomsten voor proefleden en nieuwe leden
*  club- en feestavonden
*  lezing door een topcoach of topsporter
*  informatieborden in kleedkamers en kantines.
Bijlage 7. Faciliteiten
Om de golfclub te laten meegroeien en ontwikkelen in de veranderende golfwereld zullen we voortdurend moeten blijven vernieuwen. Dit zal moeten geschieden door te investeren in aanpassingen en vernieuwingen van onze faciliteiten, zoals, het onderkomen van de greenkeepers en driving range. Daarnaast gaat het om investeringen in de zaken, die een bijdrage leveren aan de wensen van onze eigen leden en nieuwe leden, zoals de inrichting van het terras en het clubgebouw. Tenslotte investeren in de aantrekkelijkheid van onze club door het aanleggen van een par 3 baan, die de toestroom van nieuwe leden zal bevorderen en voorziet in een behoefte om de golfsport voor iedereen aantrekkelijk te maken.

Dit geheel heeft een investeringsniveau van:
*  het greenkeepers onderkomen                   €  60.000
*  het meubilair van het clubgebouw             €  30.000
*  de driving range                                                 €  60.000
*  het clubgebouw                                                  € 100.000
*  de par 3 baan                                                       € 400.000

Deze investeringen zullen na toestemming van de ALV uit de cash flow gefinancierd worden en waar dit niet mogelijk is zullen andere vormen van financiering gezocht moeten worden. Dit alles onder de voorwaarde dat we de financiële situatie van de club gezond willen houden.

 

(ER)